การจัดทำเงินเดือน (Payroll) มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร?! ต้องทำความเข้าใจกันสักเล็กน้อยว่าเรื่องของเงินเดือนไม่ใช่ฝ่ายบัญชีที่เกี่ยวข้องเพียงอย่างเดียว เพราะตำแหน่งฝ่ายบุคคล หรือ HR เองก็มีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนี้เพื่อจัดการจ่ายเงินให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรเช่นกัน

เพราะพวกเขาจะรู้อยู่แล้วว่าสถิติการเข้าทำงาน รายการจ่ายที่ต้องหักของแต่ละคนเท่าไหร่ มีรายรับกี่บาท ซึ่งการจัดทำเงินเดือน Payroll ก็ถือเป็นอีกวิธีที่ช่วยให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายและสะดวกกว่าเดิม คำถามคือ การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร และมีความสำคัญกับองค์กรมากน้อยแค่ไหน มีคำตอบมาบอกแล้ว

การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร

ปกติแล้วการทำบัญชีเงินเดือน เป็นรูปแบบที่ฝ่ายบุคคลต้องทำการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนออกมาเป็นยอดสุทธิจากนั้นจึงทำการจ่ายให้กับพนักงานคนดังกล่าวตามวัน-เวลาที่ถูกต้อง ซึ่งในอดีตวิธีคำนวณเงินเดือนส่วนใหญ่จะใช้โปรแกรม Microsoft Excel แต่ปัจจุบันมีความสะดวกมากกว่าเพียงแค่เลือกใช้โปรแกรมจัดทำบัญชีเงินเดือน หรือ Payroll

ดังนั้นคำถามที่ว่า การจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร มันก็คือโปรแกรมบัญชีประเภทหนึ่งซึ่งมีหน้าที่สำคัญในการจัดทำเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละโปรแกรมเองก็มีฟังก์ชันการทำงานแทบไม่แตกต่างกันมากนักขึ้นอยู่กับการออกแบบ ปัจจุบันหลายองค์กรมีการนำเอาความสะดวกเหล่านี้ไปใช้งานกันเยอะขึ้นเรื่อย ๆ

ความสำคัญของโปรแกรม Payroll

เมื่อทำความรู้จักกันไปเบื้องต้นแล้วสำหรับการจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) มาต่อกันที่เรื่องความสำคัญของโปรแกรมดังกล่าวกันบ้าง จะเห็นว่าเมื่อทุกอย่างสร้างความสะดวกให้กับชีวิตมันจึงเป็นเรื่องง่ายในการทำงาน ซึ่งโปรแกรม Payroll ก็แทบไม่ได้มีความแตกต่างจากเทคโนโลยีอื่นมากนัก โดยสรุปแล้วมีความสำคัญดังนี้

1. ลดภาระขั้นตอนการทำงานลงได้เยอะมาก

อย่างที่อธิบายไปว่าในอดีตเมื่อถึงช่วงเวลาต้องคำนวณเงินเดือน HR ส่วนใหญ่จะใช้โปรแกรม Microsoft Excel แม้โปรแกรมนี้จะมีสูตรหรือฟังก์ชันในการทำงานต่าง ๆ เยอะ แต่ก็อย่าลืมว่าพนักงานแต่ละคนมีรายละเอียดแตกต่างกัน ตั้งแต่ฐานเงินเดือน ประวัติการเข้าทำงาน รายได้พิเศษจากค่าโอที คอมมิชชั่น รายจ่ายอื่น ๆ เป็นต้น ยิ่งพนักงานเยอะเท่าไหร่ความวุ่นวายของคนทำเงินเดือนก็เพิ่มขึ้นหลายเท่า ดังนั้นการมีโปรแกรมเงินเดือน Payroll จึงช่วยลดภาระขั้นตอนเหล่านี้ลงได้เยอะมาก ไม่ต้องกรอกข้อมูลเองทั้งหมด แค่ดึงข้อมูลตามชื่อหรือรหัสของพนักงานก็มีรายละเอียดและการคำนวณให้เสร็จสรรพ

2. สะดวกขึ้นกว่าเดิมหลายเท่า

ลองไปสอบถามฝ่ายบุคคลของบริษัทใหญ่ ๆ แล้วจะรู้ว่าเมื่อก่อนเวลาจะถึงช่วงปิดบัญชีเงินเดือนนี่คือความวุ่นวายแบบไม่ต้องสงสัย แทบไม่มีเวลาทำงานอย่างอื่น แต่เมื่อมีโปรแกรมเงินเดือนก็เพิ่มความสะดวก ลงข้อมูลง่ายขึ้นจากการเดิมรายละเอียดตามรหัสของพนักงานแต่ละคน มีเวลาหายใจหายคอและสามารถทำงานค้างทั่วไปเพิ่มเติมได้อีกต่างหาก ไม่แปลกที่ใครต่างก็อยากบอกต่อให้ผู้บริหารซื้อและลงติดตั้งเอาไว้ในระบบ

3. ข้อมูลถูกต้อง แม่นยำ มีประสิทธิภาพสูง

ข้อนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการใช้งานการจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) เลยก็ว่าได้ เพราะข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเป็นสิ่งห้ามผิดพลาดเด็ดขาด ซึ่งตัวโปรแกรมถูกออกแบบให้สามารถใส่ข้อมูลได้อย่างแม่นยำ มีฟังก์ชันดึงข้อมูลเก่าและลรายละเอียดต่าง ๆ มาใช้ง่าย จึงมีความแม่นยำ และมีประสิทธิภาพสูง ต่อให้ข้อมูลเก่าย้อนไปกี่ปีหากยังไม่ได้ถูกลบยังไงก็มีให้ค้นหาและนำมาใช้งานอย่างแน่นอนไม่ต้องห่วงเลย

4. ลดความเสี่ยงต่อการทำผิดกฎหมาย

เป็นอีกสิ่งที่ต้องใส่ใจอย่างมากในฐานะของการเป็นตัวแทนบริษัท เพราะเรื่องของภาษี หรือประกันสังคมต่าง ๆ หากผิดพลาดขึ้นมาเพียงเล็กน้อยก็อาจเข้าข่ายหลบเลี่ยง โดนตรวจสอบ ไปจนถึงขั้นโดนสั่งปรับ สั่งลงโทษตามกฎหมาย ดังนั้นการใช้โปรแกรมที่มีความแม่นยำมากจะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้แบบไร้ที่ติ เช่น การคำนวณยอดภาษีบุคคลธรรมดาของพนักงานทุกคนออกมาถูกต้อง การเช็กยอดค่าส่งเงินสมทบให้กับประกันสังคมถูกต้องตรงกัน ฯลฯ

5. มีฟังก์ชันการใช้งานอื่น ๆ อีกเยอะมาก

นอกจากการคำนวณเงินเดือนแล้ว ก็ยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ ให้ใช้งานกันอีกเยอะมากขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของฝ่าย HR แต่ละคนว่าต้องการใช้ในเรื่องไหน เช่น การประเมินขึ้นเงินเดือน การจ่ายโบนัสประจำปีให้กับพนักงานแต่ละคน การวางแผนเกี่ยวกับตัวเลขจำนวนพนักงานใหม่และเงินเดือนที่ต้องจ่าย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ล้วนสามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่มีโปรแกรมจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) ไม่ว่าคุณจะทำอะไรทุกอย่างก็ง่ายดายยิ่งกว่าเคย

6. เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ไม่ต้องกลัวสูญหาย

หากไม่มีใครไปลบข้อมูลก็รับรองว่ายังไงข้อมูลทั้งหมดที่คุณทำเอาไว้ผ่านโปรแกรมดังกล่าวไม่มีวันหายไปอย่างแน่นอน แถมยังสามารถดึงกลับมาใช้งานได้ตลอดหากต้องการ แม้จะย้อนกลับไปหลายปีก็ตาม นี่คืออีกความสะดวกและตอบโจทย์สำหรับฝ่ายบุคคลในยุคนี้มาก หากต้องการหาข้อมูลเก่าด้านเงินเดือนเมื่อไหร่ แค่คลิกรายชื่อของคน ๆ นั้นก็มีรายละเอียดบอกครบถ้วนแล้ว

นี่คือคำตอบทั้งหมดสำหรับคนที่สงสัยว่าการจัดทำบัญชีเงินเดือน (Payroll) คืออะไร? มีความสำคัญมากขนาดไหน เอาเป็นว่าหากองค์กรไม่มีโปรแกรมนี้ความยุ่งยากต่าง ๆ ที่เคยเกิดขึ้นเกี่ยวกับการทำเงินเดือนมันก็ยังคงซ้ำแล้วซ้ำเล่า เสียเวลาในการทำงานอื่นที่จะช่วยสร้างผลสำเร็จต่อองค์กรในอนาคตมากขึ้นกว่าเดิม