[TIP] วิธีตั้งค่าตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ เตรียมรับมือเรื่องงานในช่วงหยุดยาวที่จะมาถึง Gmail และ Hotmail

หยุดยาวปีใหม่จะมาแล้ววว!! เราจะตั้งค่าการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติอย่างไรดี?

 

เชื่อว่าหลายท่านวางแผนในการท่องเที่ยววันหยุดยาวในช่วงปีใหม่เอาไว้แล้ว การท่องเที่ยวที่เราคาดหวังว่าต้องวางทุกสิ่งทุกอย่างที่หนักสมองให้หมด รวมทั้งเรื่องงาน โดยเฉพาะอีเมลงานที่จะตามเราไปได้ทุกที่ จะมานั่งเช็คและตอบกลับตลอด แบบนั้นมันคงไม่ใช่วันพักผ่อนกันแล้วครับ? หลายคนอาจคิดว่าก็ไม่ต้องสนใจ กลับมาค่อยมาเคลียร์ภายหลัง แต่บางครั้งความรู้สึกรอแบบไม่มีอะไรตอบกลับจากเราเลยของคนติดต่อมันอาจเคลียร์ออกจากใจเขาไม่ได้อีกแล้ว ดังนั้นสร้างการตอบกลับอัตโนมัติเอาไว้หน่อยเถอะครับ แถมมันยังทำให้เราดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นอีกต่างหาก วันนี้ก่อนหยุดยาวที่จะมาถึงเราจึงขอแนะนำวิธีการตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail และ Hotmail ส่วนอีเมลบริษัทหรือองค์กรที่เราทำงานอยู่ ในช่วงหลังจะผูกบริการกับอีเมลเหล่านี้อยู่แล้ว จึงขอควบรวมเลยนะครับ

วิธีการตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติบน Gmail

เข้าไปที่การตั้งค่า >> ทั่วไป แล้วเลื่อนลงมาด้านล่างสุด ที่เมนู “การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ”  แล้ว

  • ติ๊กที่หัวข้อ “ใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ”
  • เลือกวันแรก และวันสุดท้าย ที่ต้องการเปิดระบบตอบกลับอัตโนมัติ
  • ใส่หัวเรื่อง และข้อความตามต้องการ
  • ติ๊กหัวข้อ ส่งข้อความตอบกลับถึงคนที่อยู่ในชื่อรายชื่อติดต่อของฉันเท่านั้น อีเมลเราจะได้ไม่ตอบกลับมั่วสั่วจนเกินไป

screenshot-157

ขอแนะนำเพิ่มเติมว่า ในการใส่หัวเรื่องและข้อความ ควรใส่โดยการใส่ใจลงไปด้วย เลือกคำที่เหมาะสมกับทุกคนที่จะติดต่อมาทางอีเมล เลือกข้อความที่ไม่เป็นหุ่นยนต์จนเกินไป ใส่สีสันและรูปภาพลงไปด้วยได้จากกล่องเครื่องมือของ Gmail ที่ให้มาด้านล่างกล่องข้อความ สุดท้ายก็ทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลงครับ

วิธีการตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติบน Hotmail

  1. เข้าไปที่การตั้งค่า >> การตอบกลับอัตโนมัติ(เมนูอยู่หน้าสุดของการตั้งค่าเลยครับ)
  2. ติ๊กที่หัวข้อ “ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ”

screenshot-159

  1. ติ๊ก “ส่งการตอบกลับในระหว่างระยะเวลานี้เท่านั้น” เลือกวันและเวลาที่ต้องการเปิดระบบตอบกลับอัตโนมัติ
  2. เราสามารถปฏิเสธคำเชิญต่าง ๆ ได้อัตโนมัติในช่วงระยะเวลานี้ รวมทั้งการประชุม การแจ้งเตือนปฏิทินต่าง ๆ ได้ พร้อมเลือกได้ว่าจะปฏิเสธด้วยข้อความอัตโนมัติหรือสร้างข้อความใหม่สำหรับการปฏิเสธการประชุมก็ได้
  3. ติ๊กหัวข้อ ส่งข้อความตอบกลับถึงคนที่อยู่ในชื่อรายชื่อติดต่อของฉันเท่านั้น อีเมลเราจะได้ไม่ตอบกลับมั่วสั่วจนเกินไป
  4. สร้างข้อความตอบกลับ ซึ่งเราควรเลือกคำที่เหมาะสมกับทุกคนที่จะติดต่อมาทางอีเมล เลือกข้อความที่ไม่เป็นหุ่นยนต์จนเกินไป ใส่สีสันและรูปภาพลงไปด้วยได้จากกล่องเครื่องมือของ Hotmail ที่ให้มาด้านบนกล่องข้อความ
  5. สุดท้ายก็กดปุ่ม “ตกลง” ด้านบนเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

screenshot-161

screenshot-161-crop

เมื่อเรากลับมาจากการพักผ่อนในช่วงหยุดยาวหรือการเดินทาง ก็กลับมาที่เมนูเดิมของแต่ละอีเมล จากนั้นก็กดปิดการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติได้เลยครับ ส่วนผู้ให้บริการอีเมลอื่น ๆ ก็สามารถเลียนแบบการตั้งค่าได้เลยครับ เพราะทุกบริการมีฟังก์ชันนี้และการทำงานไม่ต่างกันมากนักครับ  …ไว้คราวหน้าจะมาแนะนำการตอบกลับอีเมลที่เชื่อมต่อกับ Instagram ของเรา ทำให้การตอบกลับดูมีสีสันและชีวิตมากขึ้น รับรองก่อนปีใหม่แน่นอน

เกาะประเด็น  ถอดบทเรียน: กรณีเพจ Darkside Social การหลอกเปิดบัญชีรับบริจาค และการซื้อขายแฟนเพจ ที่จะสร้างปัญหาวนไปไม่สิ้นสุด


ร่วมแสดงความรู้สึกต่อบทความ
รักอ่ะ
0%
เสียใจ
0%
ประหลาดใจ
0%
เห็นด้วย
0%
ไม่เห็นด้วย
0%